成都建设网站公司,7黄页网站建设,正规推广平台,浙江建设银行官网站纪念币在没有采购管理软件的情况下#xff0c;采购申请完全依赖纸质表格、电子邮件和 excel 表等过时的工具会大大降低效率#xff0c;甚至影响企业的利润。
但一些企业尚未准备好重塑人工采购申请流程。他们似乎没有意识到#xff0c;在采购相关活动上花费的资金越多#xff0c…在没有采购管理软件的情况下采购申请完全依赖纸质表格、电子邮件和 excel 表等过时的工具会大大降低效率甚至影响企业的利润。
但一些企业尚未准备好重塑人工采购申请流程。他们似乎没有意识到在采购相关活动上花费的资金越多企业其他部门可利用的资源就越少。
为了在每次采购中实现价值最大化企业需要发现并规范与直接和间接支出相关的开支。人工采购流程无法满足这一要求。简化采购申请工作流程是消除异常支出和暗中采购的第一步。
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采购申请流程所涉及的步骤
采购申请是由员工填写的内部文件正式申请购买商品或服务然后由企业中的适当人员审批。只有采购申请获得批准后才会向供应商发出所请求的商品或服务的采购订单。
虽然采购申请工作流程涵盖的步骤可能因企业而异但流程的基本轮廓保持不变。一般来说采购申请流程共有三个利益相关者和三个相应的任务
步骤 1提交采购申请 责任人申请者
当员工发现采购需求时可以通过提出采购申请来获得物品或服务。申请者必须填写采购申请表确保表格信息准确无误。
步骤 2申请筛选 责任人采购员
创建采购申请后采购人员就会收到核实信息的提醒。如果采购申请表不完整采购员可以填写缺失的信息或将申请表退还给申请者。如果一切正常采购员可以将其转给进一步审批如果需要或生成采购订单。
步骤 3经理审核 责任人申请者的经理或财务团队
在一些企业中采购申请表会转给申请者的经理确保采购价值不超过部门/申请者的支出限额。经理既可以批准并将其转发给财务团队以生成采购单也可以将申请发回给发起人并附上具体评论说明拒绝申请的原因。
轻松处理所有这些问题的一个好方法就是将采购申请流程自动化。
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如何快速实现采购申请流程自动化
如果刚接触采购申请工作流程自动化的概念那么将复杂的流程自动化的想法可能会让人望而生畏。但实际上你可以使用采购管理软件在短时间内创建一个定制的工作流程。
天健集团、周生生等公司使用8Manage SRM采购管理软件创建了一个可靠的采购申请流程可以查看谁在什么时候申请什么。这样的自动采购申请功能可以减少电子邮件、减少冗余并建立更好的审计跟踪。以下是如何使用8Manage SRM建立高效采购申请流程的步骤
绘制流程图
大多数企业既不记录也不定义其流程。因此计划的第一步就是记下整个采购申请流程。尽可能详尽的记录将有助于企业创建一个强大的采购申请工作流程。
下一步是绘制完整的流程。采购申请流程充满了条件、检查点和依赖关系。这里的主要目标是通过消除多余的步骤使工作流程尽可能简单。
创建电子表单
整个流程和工作流绘制完毕后创建一个数字版本。企业可以直接登录8Manage SRM软件从头开始创建采购申请流程或者从系统内现有的采购申请表模板中获取灵感。
定制流程
数字版本的基本大纲准备就绪后企业可以自定义数据字段和工作流程以适应其独特的业务流程。企业可以定义规则、设置权限有条件可见等。
实施系统
用户友好型的8Manage SRM采购管理软件可让企业毫不费力地收集、处理和批准/拒绝采购请求。用户可以定义流程的每个步骤并通过指定利益相关者为每个步骤设定责任。
8Manage可帮助用户轻松处理不同类型的采购需求并支持优先使用现有库存物料。若现有库存数量不能满足所需数量用户可以直接点击 “生成采购订单“ 命令系统会自动生成一张所缺物料数量的采购订单非常简单快捷。
借助8Manage SRM这样的一站式采购管理软件企业可以轻松实现采购流程自动化并最快在不到4周的时间内上线。该软件的功能还包括供应商管理、电子招标与询竞价、订单与合同管理联系我们申请产品免费试用体验采购自动化带来的竞争优势吧。
