腾讯建设网站视频视频下载,网站标签怎么做跳转页面,提供零基础网站建设教学在哪里,企业管理培训机构传统实体印章不仅存在私刻私盖、盗用乱用、易伪造等安全隐患#xff0c;此外#xff0c;线下面签的方式也不便于异地、非工作时间用印#xff0c;分公司用印常常两地来回跑。组织的印章到底怎么“管”才能保障安全和使用效率#xff1f;
一、 印章管理风险有哪些#xff…
传统实体印章不仅存在私刻私盖、盗用乱用、易伪造等安全隐患此外线下面签的方式也不便于异地、非工作时间用印分公司用印常常两地来回跑。组织的印章到底怎么“管”才能保障安全和使用效率
一、 印章管理风险有哪些 每年因为印章管理问题衍生出来的事件五花八门但是仔细观察你会发现基本情况不外乎这几种1、印章管理员权力过大、缺乏监督乱用印章 大部分公司采用专人管理印章有时印章管理员可能还同时担任总经理、财务负责人等要职一个人管理几十甚至上百枚印章。但是由于线下很难进行监督印章管理员权力过大可能会出现私盖印章的风险。2、印章管理和使用不规范私盖、盗用印章 很多公司印章管理和使用没有一套标准的执行规范导致内部印章管理和使用混乱时常可能出现高级管理人员私自盖章、伪造业务材料员工利用职务之便盗用印章等风险。 但是在不少实际法院判例中考虑到公司内部缺乏印章管理制度常常无法证明私盖、盗用印章等行为公司只能承担损失。3、私自伪造印章制作虚假业务文件 实体印章造假成本低萝卜章以假乱真很难肉眼识别可能会出现业务员凭借萝卜章伪造业务单据、销售人员私刻公司公章与客户签假合同或者利用假印章伪造标书、虚假投标等情况。4、印章领用不规范、外带缺乏监督 印章只要找“管理员”协商就能用甚至可能因为没锁好被拿去乱用有时还可能出现印章保管员碍于情面违规出借印章的情况。一旦印章离开监管视线就会处于失控状态盖了什么文件、由谁保管很难追踪违规使用风险大。5、印章信息上报不及时隐瞒印章状态 实体印章交由人工管理印章状态全靠管理员报告信息不仅存在时差还可能出现瞒报风险。有时印章丢了但是管理员并没有及时上报主管领导而是私自刻了一枚新章不仅日后盖章效力没保障丢了的旧章也有可能因为没有及时登报作废被人滥用。6、废弃章销毁不合规没及时收回被乱用 废弃章如果处理不及时很可能被乱用比如利用废弃章在业务凭证上盖章打着公司的旗号对外出售产品、签订合同损害公司声誉和消费者利益。7、公章、合同章保管不当被抢、丢了 印章是公司权力的象征章没了就办不了事。近年在众多公司的权力争夺战中频繁出现抢印章事件把印章锁在保险柜、带在身边已经无法保障印章安全了。 这些常见印章问题为什么总是防不住根本原因还是“印章制度没落实、管理员权限缺乏监督、操作缺乏审批把控、人为干预因素多、过程没有记录”。
二、 如何预防印章管理中的风险? 印章管控为用户提供电子章、实体章全生命周期管理服务针对组织印章管理中经常遇到的难题、风险不断创新优化产品功能让组织的印章更加安全、可控使用更加规范。1、印章管理员权力过大、缺乏监督风险 数字化印章管控平台执行严格的权限管控体系实现印章管理权、使用权、系统运维权三权分立同时设有独立的审计角色可以随时监督管理员权限确保拥有各类权限的人员各司其职印章管理员无法使用印章防止因权力集中、权力大缺乏监督而产生的用印风险。2、印章数量太多、分散各地难管理风险 帮您构建印章信息库无论是“电子章”还是“实体章”都能汇总到统一的印章库中形成印章档案公司到底有多少枚印章、都分布在哪、谁在管理、盖了哪些文件打开手机一查便知。 3、人情章、空白章、私盖印章风险 帮您构建印章流程授权体系为了避免印章管理和使用中的人为干预风险帮您通过流程授权开展“制作-变更-使用-移交-停用-销毁等”操作确保每项印章操作都经授权、都有记录让印章全程可控。 4、公章不能随身带万一被盗/抢风险 帮您打造移动印章助手把印章装入手机随时随地监管。移动印章管控平台可以帮助组织将电子章、实体章等所有印章全部装入手机管理者随时随地打开手机就能管理、授权、使用、监督印章让印章24小时安全可控、知情使用。5、印章人为监管风险反应速度慢 为您提供印章风险预置、监测、预警及移交处理服务让每一项可能出现的印章风险及时得到管控、避免不必要的麻烦。 6、印章真假难辨私刻章、伪造文件风险 电子签章融合CA数字证书应用让每一枚印章都与企业身份绑定线上即可查验真伪结果私刻印章、伪造业务文件、篡改盖章文件内容等行为实时鉴别让用印结果可信。7、印章数据看不见、统计难问题 帮您智能分析印章数据实时了解印章情况及时优化用印。借助可视化报表多维度呈现印章数量、使用频次、分布情况等数据帮助不断优化印章管理制度、提升用印效果。 三、 如何实时知晓印章状态 “今天印章都盖了哪些文件”“谁使用了印章”“这份合同的盖章手续合规吗”“分公司变更印章信息经过授权了吗”“合同章现在放在哪谁在管”… 这些问题是很多公司管理层最关心的印章问题但也是最难回答的问题。 出差在外、不在公司、不在分公司办公地、不问负责人就不知道印章怎么样了 印章关系到公司的业务往来和声誉面对印章管理和使用状态监控企业管理者总是操碎心。 特别是证券、银行等金融机构以及上市公司对于印章都有严格的管理和使用规定如果出现不符合要求的操作不仅可能面临法律纠纷还会受到证监会的责令整改通知、面临巨额罚款。 现在即使印章不在身边任何权限变更、权限移交、新制印章、使用印章操作都能随时收到通知走到哪都能实时监控印章第一时间发现异常变化。 印章管理平台如何帮您全天候监管印章的1、打造流程化印章管理体系保证印章可控 以前空有印章管理制度但是实体印章线下管理和使用中各种干预因素多很难真正按规定执行。时常会出现未经审批就盖章、盖空白章、乱盖章、私自刻章等行为。 帮助组织构建的印章管控和使用体系中设有严格的权限和流程审批体系让组织可以根据印章管理制度分配印章管理和使用权限定制业务用印流程确保无授权不能接触印章、不能使用印章让所有印章操作符合制度要求都在受控范围。2、自动生成详细记录操作留痕、随时审计查看 “保留用印记录”是最基本的印章管理要求之一但是纸质记录单容易被篡改还有可能出现审批人漏签字等现象不够规范。 现在所有与印章有关的操作都能帮您自动生成日志记录印章变更情况、使用情况自动汇总打开手机就能了解。不仅信息记录完整、不可篡改也更加方便手机调阅让印章监管更便捷。 3、印章异常情况自动预警提醒及时反应并处理 很多和印章有关的风险事件大多是由于没能及时发现异常并及时干预解决。信息获取不及时、没有提醒异常情况很难及时被发现。 为了满足管理者随时随地的监管需求推出印章异常情况预警提醒服务您可以根据印章管理要求设置预警条件及处理人如果印章管理和使用中触发了预警系统自动识别并标注紧急程度进行预警同时通过短信、邮件、系统消息等方式通知处理人查看详细问题及时进行处理。 4、印章动态实时通知第一时间知晓印章情况 过去管理层想要了解印章信息常常处于被动状态必须要问、要自己去查才能了解印章最近的情况总是存在时间差。 现在可以为您提供印章动态“实时通知”服务可以根据您的需求在新制印章、变更印章信息、变更权限、使用印章、查看文件或者触发印章异常预警的时候第一时间短信通知印章管理员或法人。 只要印章被使用了、信息变更了或者出现异动预警了管理层都能随时收到短信提醒实时监控印章动态不错过重要信息。 总结 落实印章管理制度、记录印章情况、反馈印章状态、发现印章管理和使用中的异常情况多位一体全面保障中大型组织印章合规、安全满足领导24小时的印章监控需求出差、不在公司、不在分公司办公地也能实时掌握印章动态、用印无忧。
