怎么做会员自动售卡网站,广西桂林公司,注册公司需要登录的网址,搭建一个视频网站摘 要#xff1a;基于华能集团公司大数据与人工智能构想理念#xff0c;结合东方电厂实际工作需要#xff0c;财务工作要向数字化、智能化纵深推进#xff0c;随着财务数字化转型和升级加速#xff0c;信息化水平不断提升#xff0c;以及内部信息互联互通不断加深#x…摘 要基于华能集团公司大数据与人工智能构想理念结合东方电厂实际工作需要财务工作要向数字化、智能化纵深推进随着财务数字化转型和升级加速信息化水平不断提升以及内部信息互联互通不断加深对工作效率和经济效益提出了更高要求业财一体化的需求不断增加。各大集团企业纷纷建立财务共享服务中心以加强集中管控产生大量集中处理的经济业务RPA 机器人应用到实际财务工作中成为可能。针对重复性高、高耗时、低效率的事务性工作由机器人代替人工处理将极大地释放人力资源催生财务人员职能的转变。
东方电厂以物资结算付款流程作为试点工作开展 RPA 机器人实践探索具体从发票审核、三单匹配、发票预制、发票过账、提付款单五个环节入手解决规则明确、重复性高、工作量大业务由机器人完成这是东方电厂贯彻海南公司财务工作向数字化和智能化推进的一次重大实践探索。
关键词财务机器人自动化实践探索
01 前言
1.1 实践背景及意义
华能东方电厂隶属中国华能集团海南分公司是一家以发电为主的综合能源电力企业承担着海南省20%左右的发电任务。
企业通过SAP实现业财一体化管理由于物资采购业务量较大在采购订单发票审核、发票、订单、合同稽核匹配、发票预制入账、以及创建付款申请等环节需要投入大量的人力资源。随着业务量逐渐提升人力成本和管理成本越来越高。
引入财务机器人的意义主要是考虑此类工作由机器人模拟人工操作自行判断及执行设定好的流程从而提高财务工作效率与准确性降低企业的人力成本和管理成本。
RPA 不仅是企业降本增效的利器同时在优化业务流程、合规、安全性、审计和保密性等方面也起到了重要的保障和推动作用其带来的效益是广泛和长远的。
1.2 创新点及重点解决问题
1、可能的创新之处
华能集团财务机器人目前实践案例较少所开展此项业务的单位基本上是在现成模板基础上进行优化和改进而此次东方电厂物资财务流程机器人完全是一次从无到有的探索实践无论从集团、区域公司还是基层单位来说是基于实事求是、科学论证和小步试错的基础上实现的从结果来看已经达到当初的目标。确实是一次重大创新实践尝试将不断拓展在不同业务、不同场景的应用。
2、需要重点解决的问题
对于此次实践而言需要重点解决的是以何种计算机语言模仿人工按既定的流程进行操作如何对一些特殊场景进行识别建立一定的容错纠错机制以及人与机器间的交互处理的问题。
对于各种非标准业务的处理需要不断修改和优化现有流程使得其能覆盖绝大部分业务甚至做到全覆盖这还需要有一个积累的过程。
02 机器人流程自动化基本内涵
RPARobotic Process Automation即机器人流程自动化又称“数字化虚拟员工”代替人工处理许多重复性高、逻辑明确的事务性工作。
本次实践应用的 RPA 是一套软件工具实现全天候不间断的自动化计算、数据存储和业务操作实现财务、税务、人力资源、供应链管理等业务流程自动化。RPA 的搭建无需改动原有系统功能可以短时间内快速搭建流程并产生效益。
03 实施思路及设计流程
从众多流程中经多轮次的探索选定了物资和财务验票、付款业务为切入点开展机器自动化实施工作运用 Python 数据编程语言通过执行反复性、判断性指令将人力劳动自动化、流程化着重解决发票审核、三单匹配、发票预制、发票过账、提付款单五个流程自动化。
3.1 发票审核
由物资部门发起流程出具需要查验的发票信息清单同时财务部门从税务系统导出未认证发票明细清单机器人通过比对两个表格获取发票查验的必要信息例如发票号码、开票日期、开票金额等在国家税务总局全国增值税查验平台查询对应发票的具体内容并将查验结果存储到 Excel表格后传输给相关业务人员。
3.2 三单匹配
3.2.1三单匹配链接关键字为采购订单号物资采购部门需要求供应商开具发票时在备注栏备注对应的采购订单号。
3.2.2 机器人根据发票信息备注中的采购订单号自动登录到 SAP系统中根据采购订单号查询出对应的采购信息查询报表。
3.2.3 机器人根据采购信息查询报表的合同号自动登录到法务系统中根据合同号下载对应的采购合同并解析出采购合同中指定的采购信息部分内容临时存储到内存中。
3.2.4 机器人根据发票信息、采购订单、合同信息进行数据并对并将比对结果输出到 Excel表格中。三单核对信息包含采购订单编号、物料描述、规格、单价、总价、数量。 将发票查验结果填写入表格 匹配结果进行日志存储、生成分类结果表 分类结果二次分类及合并号标记 非特殊科目自动调账后发票过账
3.3 发票预制
3.3.1 机器人根据采购订单中的项目编号进行初步预分类将已分类和未分类的结果发送给物资业务人员进行人工二次分类并通过人工判定是否需要进行相同供应商、相同费用的合并订单标记以便减少单据的审批数量分类完成后将结果返回给机器人。
3.3.2 机器人接收到含有分类结果的信息表按照指定规则依次录入到 SAP系统中。
3.4 发票过账
3.4.1 机器人读取发票预制结果包含生成预制系统发票号等信息。
3.4.2 机器人使用 SAP公有账号进行登录进行发票过账。 3.4.3 自动检查发票信息、差额信息对无差额订单直接过账处理对非特殊费用差值在2元以内的订单进行自动调整过账并将差值、调账信息记录到日志表格中并通过 OA反馈给业务人员。 3.4.4 流程运行时同步统计各费用本批次及月度汇总的过账金额以便业务人员把控各费用资金的使用。
3.5 提付款单
3.5.1机器人根据过账日志信息生成需求中间表自动登录 SAP系统。
3.5.2 自动选择供应商填写付款金额核对银行付款信息填写资金预算科目、PS项目编号等信息。
3.5.3 对金额在十万以下单据自动提交付款单对十万以上单据进行拦截并做超额标记提示业务人员上传附件最终形成提单日志反馈给业务人员。 自动核对银行付款信息填写资金预算科目、 PS 项目编号
04 可能遇到的问题估计及解决方案
1、在开发过程中将已出现或可能会出现的错误都设置了容错处理最大限度保证正确单据的审核通过。在运行过程中若发现错误流程将会跳过错误信息进行下一条任务直至完成该段流程预设的所有目标任务。
2、不能通过容错机制解决的问题流程设置将运行结果由邮件的方式通知到相关人员在运行日志中通过红色进行标记并备注错误原因第一时间向业务人员反馈流程的运行情况通过人工核实错误原因加以修正并在下个流程任务执行时一并执行。
05 财务机器人取得的成效
2021 年 6 月财务机器人投运以来自动运行业务识别准确率可达 95%财务机器人取得最大亮点在于将物资与财务之间完整的物资采购付款流程连成一体实现了发票审核、三单匹配、发票预制、发票过账、提付款单环节自动化达到更高的运营效率节省时间并释放人力资源。
以物资采购订单10单一批次为例全流程人工需要100分钟其中人工审核40分钟判定费用及预制30分钟发票入账10分钟提交付款单20分钟机器人只需30分钟便准确地完成工作效率提升了3倍。按全年预计物资采购订单为 2400 单计算不考虑数据移迁及全流程业务 5%人工处理等时间一年订单 120 小时即可完成物资采购及付款业务。
在岗位人员配置方面在不违反内控相互制衡的前提下物资部及财预部各配置一名操作人员即可实现财务机器人业务正常运行。
RPA 强大的业务处理能力可以有效面对未来一段时间的业务持续增长所带来的工作量陡增也会使现有业务的调整优化变得更加顺畅可以从容面对短期出现的工作量瓶颈。
此次成功实践为集团公司以及系统各单位在部署和上线 RPA方面积累了一定的经验和教训这些业务流程和经验都可以快速复制到各单位中去大大缩短上线 RPA 的时间和进程大大加速整个集团的业务自动化以及智能化进程。
06 实施经验总结
对于规则明确、重复性高、工作量大的众多场景可以运用机器人交互语言实现目标任务自动化和智能化。通过此次实施经验总结如下
1、构建系统数据共享企业内外部运行的系统众多各系统各业务板块间的数字链接和共享需要构建机器人可按人工设定在不同软件和平台间切换。此次财务机器人实现了国家税务总局全国增值税查验平台、SAP 系统及法务系统数据的链接共享并相互核对。
2、搭建各流程自动化企业内部各业务部门间由于业务职能的交叉一项业务流程在各部门间进行流转造成交接环节的时滞对业务流转的顺畅造成了很大程度的影响。此次财务机器人改变了物资与财务业务的交叉作业一系列作业交由机器人按设定流程自动运行。
3、设定人机实时交互前端原始业务非标准化机器人识别过程中对于错误信息实时反馈。运行成功与否机器人将每一流程运行结果以OA邮件方式发送给对应的操作员操作人员根据提示第一时间予以校正直至流程正常执行结束。
07 发展展望
安永对大中华区财富 500 强企业做的RPA调研报告中指出有78%的受访企业已开启了RPA 机器人进程近 7成的企业表示希望扩大 RPA 机器人的应用规模。
未来财务机器人与人工智能相结合适用更广大的领域范围与大数据结合进行模型预测及战略调整形成更大的模块通过简单的“拖拉拽”更快速的实现简单的标准化操作流程。
随着 AI技术的快速发展AIRPA 将作为企业业务流程自动化的技术基础企业完全可以借助AIRPA技术实现财务、采购、客服等场景的自动化、智能化从而向更高的企业整体数字化、自动化、智能化迈进获取更大的战略效益。
推荐单位华能海南发电股份有限公司东方电厂
本文作者陈明春、曾慧
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