免费php开源建站系统,原创网络,想在自己的网站做支付,群晖搭建企业网站Word邮件合并功能可以解决在Word中批量填写内容的需求#xff0c;当需要大量格式相同#xff0c;只修改少数相关内容时#xff0c;例如利用Word制作工资条#xff0c;通知函#xff0c;奖状等等#xff0c;同时操作也非常简单灵活。下面通过例子来说明邮件合并的使用方法…Word邮件合并功能可以解决在Word中批量填写内容的需求当需要大量格式相同只修改少数相关内容时例如利用Word制作工资条通知函奖状等等同时操作也非常简单灵活。下面通过例子来说明邮件合并的使用方法。
下面是工资条的模板其中红框内是需要填写的内容。 我们来看看如何使用邮件合并来填写这些数据。 首先数据源表如下
基本步骤
点击 邮件 - 开始邮件合并 - 邮件合并分步向导
在右侧的邮件合并向导页面的下方一直点击「下一步」到第 3 步选择「使用现有列表」下面的「浏览」 在弹出的文件选择框中选择数据源所在的文件表。按照提示完成后接着点击下一步进入第 4 步。
点击或者选择需要插入项目的区域按照下图的步骤将一个个插入项目。
插入完成后的样子所有变化的地方都被替换成了数据源的列标题
点击「下一步预览信函」如果格式、内容没有问题的话就点击「下一步完成合并」。完成合并这里还有两个按钮一个是「打印」可以直接打印生成后的内容一个是「编辑单个信函」点击「编辑单个信函」即可查看合并后的文档。
这样就可以得到格式一样内容批量随着列表变化的文档了
常见进阶问题
数字格式
工资单中的数据经常是要精确到小数点后两位的而我们生成后的文档都是整数修改方法如下 在上述第四步中选中对应的合并域这里以基本工资这一项为例按下SHIFTF9快捷键此时的显示效果如下: 这种显示样式我们称其为域代码显示样式在后面输入 #0.00(注意前面有一个空格双引号不需要键入) 说明此处的#号的作用是指定数字内容的输出样式与EXCEL中的TEXT函数用法类似其他样式对应的代码可以直接网上搜索一下此时的界面如下 点击下一步预览就可以看到格式已经改为对应的格式了 当然对于其他的项目也可以按照同样的步骤修改。这里有一个相关快捷键前面介绍的SHIFTF9快捷键是将某一个选中域显示为域代码样式如果想将每一个域均显示为域代码样式可使用快捷键ALTF9按下快捷键后我们可以看到所有的域均显示为域代码样式 这样可以更快捷的对格式进行修改
一张纸显示多条记录
邮件合并默认一个记录是一页纸有时候一页的内容比较少比较空旷需要将多条记录打印在一张纸上可按如下步骤修改 首先将格式调整好例如这里一张纸放两条记录
然后在两条记录中间插入下一记录的规则
这一设置就相当于一个记录分隔标记在这一个标记后的会填入下一个记录的数据也就是Excel的下一行所以在同一页有多条记录的话前面的记录都要在最后加上域«下一记录»。如果不加的话同一页都只会填入同一个记录的数据。点击下一步预览可以看到已经修改
拆分邮件合并后的文档为多个文档
邮件合并在生成之后默认将所有记录合并为一个文档如果需要将其保存为多个文档可按照如下步骤修改 在第四步的时候在文档首行添加“XXX工资明细”文字并按上述第四步撰写信函中的步骤插入合并域“《姓名》”然后选中该行在“开始”选项卡的“样式”功能区点击“标题1”。 注意这里如果你不想让这行标题字显示出来可以调整格式将这一行字的字体颜色调整为白色。 标题前面的黑点其实是word中的一种非打印的编辑标志也就是说打印的时候它是不出现的。如果要隐藏黑点请单击“开始”选项卡“段落”功能区。在换行与分页中取消勾选“与下段同页”、“段中不分页”或“段前分页”选项如下图所示。
其他步骤与之前说的邮件合并步骤一致一直到最后一步通过编辑单个信函生成最终的合并文件。 切换至“视图”选项卡点击“大纲视图”。
选择“大纲”选项卡修改“显示级别”为1级同时按住【Ctrl】【A】使页面文档全选中点击“显示文档”点击“创建”从而创建出按照每个标题分隔的子文档
在此可以删除所有分节符如果不删除的话拆分后的每一个文档中会出现多余的空白页可以全选内容【Ctrl】【A】然后【Ctrl】【H】替换掉分节符「^b」 同时按住【Ctrl】【S】在弹出的“另存为”对话框中选择位置然后点击“保存”总的文档被拆分后保存为了独立的文档且标题即为对应的姓名
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