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随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量…摘要
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。因此开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
关键词1、模块 2、Access 2000数据库 3、档案管理
目录
一、引 言 1 二、系统的设计概述 2 一系统设计的任务 2 二系统的目标 2 三、系统模块系统需求分析设计 3 一机构设置 3 二 学籍管理 3 三成绩管理 4 四奖惩管理 5 五系统管理 5 四、 数据库分析设计 6 一系统E-R图 6 二数据字典 7 五、创建数据库 11 一数据库的概念 11 二新建一个数据库 11 三修改已建的数据库 12 四实现数据库之间的联系 12 五系统总体规划 12 六、创建系统主界面 13 一建立一个工程 13 二创建工程项目 13 三“学生注册”模块的实现 14 七、结束语 20 致谢 21 参考文献 22
一、引 言
随着社会的发展整个社会已逐步信息化、经济信息化、知识信息化等等办公系统的自动化及各种信息自动化管理已成为社会发展的客观要求。这种客观性要求在大学学生处各个办公系统及各种信息的管理上体现更加突出为此我们要力求实现各个办公系统的自动化管理做到事半功倍的效果提高工作效率是我们追求的目标。 对学生档案的管理是一个学校不可缺少的部分一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案而学生人数众多这种管理方式存在着许多缺点如效率低、难以保存随着时间的推移将产生大量的文件和数据这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、系统的设计概述
一系统设计的任务 学生档案管理系统是学校管理学生档案的重要工具一个完善的学生档案管理系统的任务主要包括以下几项 机构设置主要负责院、系和班级设置。 学籍管理主要负责管理学籍信息包括学生注册、学籍移动、基本信息和家庭成员信息。 成绩管理主要负责管理学生的考试成绩。 奖惩管理主要负责管理学生在校的奖惩表现。 系统管理负责管理用户信息和用户登陆。 二系统的目标 学生档案管理系统是一个现代化软件系统它通过集中式的信息数据库将各种档案管理功能结合起来达到共享数据、降低成本、提高效率、改进服务等目的。一般而言学生档案管理系统应达到以下目标 能够管理学生在校期间的各类档案 能够快速地进行各类档案信息查询 能够对所有档案信息提供报表功能 减少人工的参与和基础信息的录入具有良好的自治功能和信息循环 减少管理人员减轻管理人员的工作任务降低管理成本
三、系统模块系统需求分析设计
根据以上对学生档案管理系统的任务和目标的分析一个标准的学生档案管理系统应该包含机构设置、学籍管理、成绩管理、奖惩管理、体统管理等功能每一个功能模块又都包含一系列的子模块。下面一一介绍它们。 一机构设置 机构设置模块用来管理学生所属的院系以及所在的班级其功能模块有院设置、系设置、班级设置。本系统默认学校由多个院构成院有多个系构成系下面是班级。 1、“院设置”模块 “院设置”模块负责维护院信息主要应具有增加、修改、删除和查询功能。院信息主要包括院代码、院名称、英文名称、简称、建院日期、院长、简介等。 2、“系设置”模块 “系设置”模块负责维护系信息主要应具有增加、修改、删除和查询功能。系信息主要包括系代码、系名称、英文名称、简称、所属院、建系日期、系主任、简介等。 3、“班级设置”模块 “班级设置”模块负责维护班级信息主要应具有增加、修改、删除和查询功能。班级信息主要包括班号、班级名称、所属系、建班日期、班主任、辅导员、班长、团支书、简介等。 二 学籍管理 “学籍管理”模块主要用来管理学生注册、学生基本信息和家庭成员信息、学籍变动以及学籍报告其功能模块包括学生注册新生注册学期注册、基本信息、家庭成员信息、学籍变动、学籍报告等。数据流程如图1所示。
图1 学生管理模块流程图
1、“学生注册”模块 “学生注册”模块主要用于管理学生注册包括新生注册和学期注册。“新生注册”是指新生报到时所填写的信息主要有基本信息和家庭成员信息这些信息也可以在“基本信息”模块和“家庭成员信息”模块中专门填写和管理。“学期注册”是指高校在每学期开学的时候所进行的注册确认学生是否按时到校。一般的本科院校都是4年制共8个学期在校生共注册8次第一次可以看做新生注册。 2、“基本信息”模块 “基本信息”模块负责维护学生的基本信息主要应具有增加、修改、删除和查询功能。当增加一条基本信息时就相当于进行了一次新生注册。基本信息包括学号、姓名、入学日期、班级、性别、出生日期、籍贯、民族、身份证号、政治面貌、电话、住址、邮箱、教育背景、备注。 3、“家庭成员信息”模块 “家庭成员信息”模块负责维护学生的家庭成员信息主要应具有增加、修改、删除和查询功能。家庭成员信息主要包括成员姓名、关系、职务、所在单位、联系方式等。 4、“学籍变动”模块 “学籍变动”模块主要用于管理学籍移动情况如学生退学、降级、转系等学籍变动信息包括变动ID、学号、变动类型、变动日期、变动原因等。 5、“学籍报告”模块 “学籍报告”模块主要负责生成学籍报告内容包括注册信息、基本信息、家庭信息和学籍变动信息。 三成绩管理 成绩管理模块主要负责管理学生成绩包括成绩录入、成绩评审和成绩单生成其功能模块有成绩录入、成绩评审、成绩单生成。数据流程如图2所示。
图2 成绩管理模块流程图
1、“成绩录入”模块 “成绩录入”模块负责录入成绩。首先通过班级编号和课程号自动生成“班级-课程”成绩列表然后由管理人员手工输入学生成绩并进行保存。成绩信息包括成绩ID、学号、课程号、成绩等。 2、“成绩评审”模块 “成绩评审模”模块主要负责奖学金评审和退学留级评审。通过对学生成绩进行分析确定奖学金名额。 3、“成绩单生成”模块 “成绩单生成”模块用来生成成绩单包括学生成绩单、班级-课程成绩单、学期和学年成绩单等。 四奖惩管理 “奖惩管理”模块主要负责学生奖惩管理包括奖惩录入、奖惩查询和奖惩单生成。 1、“奖惩录入”模块 “奖惩录入”模块负责录入奖惩信息。首先管理人员选择目标对象学生然后手工输入学生奖惩信息并进行保存。奖惩信息包括奖惩ID、类别奖励或惩处、名称、日期、单位、原因等。 2、“奖惩查询”模块 “奖惩查询”模块主要负责查询奖惩信息包括学生奖励查询、惩处查询和奖惩查询。 3、“奖惩单生成”模块 “奖惩单生成”模块用来生成奖惩单包括奖励单和惩处单两项。 五系统管理 “系统管理”模块主要负责管理用户权限包括用户管理、密码维护和权限设置等主要功能有用户管理、密码维护、重新登陆。 1、“用户管理”模块负责管理用户信息 用户信息包括ID、用户名称、用户类别教师、学生、管理员、密码、权限、电话、邮箱等。本系统只对一级模块进行权限管理没有细分到二级模块。 2、“密码维护”模块 “密码维护”负责维护用户密码信息。 3、“重新登陆”模块 “重新登陆”模块主要负责给用户提供重新登陆功能。
四、 数据库分析设计
根据系统需求分析系统需要建立10个表其用途说明如表1所示。 表1 数据表及其用途 ID 数据表名称 数据表用途 1 院信息表 保存学校各院的基本信息 2 系信息表 保存学校各系的基本信息 3 班级信息表 保存各院系班级的基本信息 4 学生基本信息表 保存学生在校的基本信息表 5 家庭成员信息表 保存学生家庭成员的基本信息表 6 注册信息表 保存学生各学期的注册信息共8个学期 7 学籍变动信息表 保存学生在校期间的学籍变动信息 8 成绩信息表 保存学生的成绩信息 9 奖惩信息表 保存学生在校期间的奖惩记录 10 用户信息表 保存用户的基本信息包括权限、密码等 一系统E-R图 E-R图是一种信息模型图体现了系统实体之间的关系。通过系统需求分析得到了系统的分解功能以及数据流程。根据这些实体和实体之间 关系可以得到系统E-R图如图3所示。
图3 系统E-R图 二数据字典 表2到表11给出了10个数据表院信息表、系信息表、班级信息表、学生基本信息表、家庭成员信息表、、注册信息表、学籍变动信息表、成绩信息表、奖惩信息表、用户信息表的具体描述包括字段名称、数据类型、可否为空和说明。 1、院信息表 表2 院信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 院代码 Char(2) 主键 院代码为2位 院名称 Nvarchar(50) Not Null 院名称 英文名称 Nvarchar(50) Null 学院的英文名称 简称 Nvarchar(50) Null 学院中文名称简称 建院日期 Datetime(8) Null 建院日期 院长 Char(10) Null 学院院长姓名 简介 Text(16) Null 学院简单介绍
2、系信息表 表3 系信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 系代码 Char(4) 键 2位院代码2位系自由代码 系名称 Nvarchar(50) NotNull 系名称 英文名称 Nvarchar(50) Null 系的英文名称 简称 Nvarchar(50) Null 系中文名称简称 院代码 Char(2) 外键 所属学院的代码 建系日期 Datetime(8) Null 建系日期 系主任 Char(10) Null 系主任姓名 简介 Text(16) Null 系简单介绍
3、班级信息表 表4 班级信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 班号 Char(6) 主键 4位系代码2位班自由代码 班级名称 Nvarchar(50) Not Null 班级名称 系代码 Char(4) 外键 所属系代码 建班日期 Datetime(8) Null 建班日期 班主任 Char(10) Null 班主任 辅导员 Char(10) Null 辅导员 班长 Char(10) Null 班长 团支书 Char(10) Null 团支书 简介 Text(16) Null 班级简单介绍
4、学生基本信息表 表5 学生基本信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 学号 Char(12) 主键 12位的编号 姓名 Char(50) Not Null 学生姓名 入学日期 Datetime(8) Null 入学时间 班号 Char(6) 外键 所在班的班号 性别 Char(2) Null 性别男女 出生日期 Datetime(8) Null 出生日期 籍贯 Nvarchar(50) Null 学生籍贯 民族 Nvarchar(50) Null 民族名称 身份证号 Char(18) Null 18位身份证号 政治面貌 Nvarchar(50) Null 现阶段政治面貌 电话 Nvarchar(50) Null 电话号码 住址 Nvarchar(50) Null 宿舍或者其他住址 邮箱 Nvarchar(50) Null 邮箱 教育背景 Text(16) Null 教育背景 备注 Text(16) Null 其他信息
5、家庭成员信息表 表6 家庭成员信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 成员ID Numeric(9) 主键 表示种子1、自增1 学号 Char(8) 外键 主表为学生基本信息表 成员姓名 Char(10) Not Null 家庭成员姓名 关系 Nvarchar(50) Null 与家庭成员的关系 职务 Nvarchar(50) Null 成员职位 所在单位 Nvarchar(50) Null 成员所在单位的名称 联系方式 Nvarchar(50) Null 电话或者其他联系方式 6、注册信息表 表7 注册信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 学号 Char(8) 外键 主表为学生基本信息表 学期1 Datetime(8) Null 新生入学时的注册日期 学期2 Datetime(8) Null 学期2注册日期 学期3 Datetime(8) Null 学期3注册日期 学期4 Datetime(8) Null 学期4注册日期 学期5 Datetime(8) Null 学期5注册日期 学期6 Datetime(8) Null 学期6注册日期 学期7 Datetime(8) Null 学期7注册日期 学期8 Datetime(8) Null 学期8注册日期
7、学籍变动信息表 表8 学籍变动信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 变动ID Numeric(9) 主键 标示种子1、自增1 学号 Char(8) 外键 主表为学生基本信息表 变动类型 Char(8) Not Null 复读、停学、转系、退学、其他 变动日期 Datetime( Null 变动日期 变动原因 Text(16) Null 填写变动原因
8、成绩信息表 表9 成绩信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 成绩ID Numeric(9) 主键 标示种子1、自增1 学号 Char(8) 外键 主表为学生基本信息表 课程号 Char(6) 外键 主表为课程信息表 成绩 Float(8) Not Null 成绩默认为0
9、奖惩信息报 表10 奖惩信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 奖惩ID Numeric(9) 主键 标示种子1、自增1 学号 Char(8) 外键 主表为学生基本信息表 类别 Char(4) Not Null 奖励或惩罚 名称 Nvarchar(50) Not Null 奖惩名称 日期 Datetime(8) Null 发生日期 单位 Nvarchar(50) Null 发生单位名称 原因 Text(16) Null 奖惩缘由
10、户信息表 表11 用户信息表 字段名称 数据类型 可否为空 说明 用户ID Char(10) 主键 六位用户ID 用户名称 Char(10) Not Null 用户名称 用户类别 Char(10) Not Null 教师、学生、管理员 密码 Char(10) Not Null 6位密码 权限 Text(16) Null 权限信息 电话 Nvarchar(50) Null 电话 邮箱 Nvarchar(50) Null 邮箱地址
五、创建数据库
数据库的基本概念是进行数据库编程的基础。了解数据库就是了解数据库的数据结构、文件组织方式以及数据库应用程序的基本框架。数据库是一组特定数据的集合是提供数据的基地。它能保存数据并允许用户访问所需的数据。数据库中保存的数据都是相关数据为了便于保管和处理这些数据将这些数据存入数据库时必须具有一定的数据结构和文件组织方式。 创建数据库时有很多种方法数据库也有很多种在这里我使用Access 2000 和SQL Sever实现关系型数据库。 一数据库的概念 数据库是一种存储数据并对数据进行操作的工具。数据库的作用在于组织和表达信息简而言之数据库就是信息的集合。计算机的数据库可以分为两类非关系数据库flat-file和关系数据库relational。关系数据库中包含了多个数据表的信息数据库含有各个不同部分的术语象记录、域等。Visual Basic 数据库系统由3部分组成用户界面、数据库引擎和数据仓库。其中数据库引擎存在于用户界面和数据仓库之间起着中介作用用户通过它与要访问的特定数据库相连。对于VB所支持的任何数据库格式所用的数据库编程技术都是相同的。 1、用户界面 用户界面是进行人机交互的界面用于查看、显示数据或更新数据。驱动用户界面窗体的是用Visual Basic 编写的代码这些代码使得用户的操作能作用到数据库上如添加或删除记录、查询等。 2、数据库引擎 Visual Basic 缺省的数据库引擎是Microsoft Jet 数据库它包含在一组动态链接库DLL中运行时这些动态链接库被链接到Visual Basic程序。数据库引擎的作用是把应用程序的请求翻译成对数据库的物理操作。 3、数据仓库 数据仓库是包含数据库表的一个或多个文件。Visual Basic 支持多种数据库默认的数据库是Microsoft Access 数据库即(.mdb)文件。 二新建一个数据库
创建任何一个数据库的第一步是仔细的规划数据库设计必须是灵活的、有逻辑的。创建一个数据库结构的过程被认为是数据模型设计。 标识需要的数据 收集被标识的字段到表中 标识主关键字字段 绘制一个简单的数据图表 规范数据 标识指定字段的信息 创建物理表。 三修改已建的数据库 数据库的修改分为添加、编辑和删除记录。这三种操作均可由Visual Basic 创建的程序来完成下面的章节将详细描述实现的具体方法。 四实现数据库之间的联系 数据库之间的关系指明两个库之间共享一个共同的关键字值。一个连接是指一种虚拟的表这种表是在当用户要求从相互关联的各个不同的表中获取信息时建立的关键字段用于在相互连接的不同表中查找匹配的记录。一个更高级的连接形式称为自连接。这种连接是指一个表被连接到它自己的一个字段或在不同的纪录中由重复数据的组合字段。数据库中有三种不同类型的关键字主关键字、组合关键字和外关键字。在表中使用的关键字类型用于描述库表示什么以及在数据库中如何与其它的库建立关系。 五系统总体规划 系统主要有以下功能可以进行文本操作添加一个数据库项目删除一个数据库项目修改一个数据库项目查询信息察看课程表。 通过数据库分析设计已经完成了所有的后台工作现在需要通过Visual Basic 来编写数据库系统的客户端程序。
六、创建系统主界面
一建立一个工程 工程是用来构建应用程序的文件的集合通常包含以下文件 工程文件.vbp 窗体文件.frm 窗体的二进制数据文件.frx该文件是不可编写的。 类模块文件.cls该文件是可选用的。 标准模块文件.bas该文件是可选用的。 一个或多个包含ActiveX 控件的文件.ocx这些文件是可选用的。 单个资源文件.res该文件是可选用的。 二创建工程项目 启动 Visual Basic 6.0 后单击“文件” “新建工程”命令弹出新建工程对话框选择“标准EXE”然后单击确定。这样Visual Basic 将自动创建一个“工程1”工程项目包含一个窗体文件夹和一个Form1窗体。在项目的“属性”面板中将工程的“Name”属性改为“学生档案管理系统”将Form1的“Name”和“Caption”属性改为“学生档案管理系统”。 1、创建系统主窗体
图4主窗体 创建了工程项目后接着需要创建系统主窗体、主窗体的菜单并在主窗体中添加窗体代码。 2、主窗体界面 在创建工程项目时已经创建了一个“学生档案管理”窗体文件将它直接作为主窗体文件。主窗体文件也可以使用MDI窗体。系统主窗体界面如图所示在窗体上添加一个PictureBox控件主要是为了美观。其主要控件的属性如表12所示。 表12 主要控件属性设置 控件 属性 属性值 学生档案管理Form Name 学生档案管理 Caption 学生档案管理 StartUpPosition 0-Manual WindowState 0-Normal 3、主窗体菜单 右击“学生档案管理”主窗体选择弹出式菜单中的“菜单编辑器”命令将出现“编辑菜单”对话框。然后在“菜单编辑器”对话框中编辑菜单项。系统的菜单结构如表13所示。 表13系统菜单结构 一级菜单 二级菜单 一级菜单 二级菜单 机构设置 院设计 系设计 班级设计 学籍管理 学生注册 基本信息 家庭成员信息 学籍变动 学籍报告 课程管理 新增课程 课程查询 课程分配 成绩管理 成绩录入 成绩评审 成绩单生成 奖惩管理 奖惩录入 奖惩评审 奖惩单生成 系统管理 用户管理 密码维护 重新登录 下面以“学籍管理”为例详细介绍本系统的功能和实现目标。一级菜单学籍管理里包含五个二级菜单也是学籍管理模块的功能模块。 三“学生注册”模块的实现 “学生注册”模块主要用于在学生入学的时候登记学生的报道情况。实现目标用户登录系统后单击“学籍管理” 、“学生注册”命令就可以进入如图7.4所示的“学生注册”对话框。“学生注册”窗体主要控件属性如表7.3所示[4]。 图5学生注册 表13“学生注册”窗体主要控件属性 控件 属性 属性值 B学生注册 Form Name Caption B学生注册 学生注册 DataGrid1 AllowAddNew AllowDelete False False DataGrid1 CommandType 2-adcmdTable Textbox 学号 MaxLength 12
1、“学生注册”窗体布局 为了实现“学生注册”的功能需要如下控件 1个Combobox 显示学期。 3个Textbox输入信息。 2个CommandButton注册按钮和退出按钮。 1个DataGride显示注册信息。 2、“基本信息”模块的实现 “基本信息”窗体主要实现对学生信息的添加、修改、删除、和查询功能。用户登录系统后单击【学籍管理】 【基本信息】命令就可以进入如图6所示的【基本信息】对话框。“基本信息”窗体主要属性如表14所示。
图6 基本信息 表14“基本信息”窗体主要属性 控件 属性 属性值 B基本信息Form Name Caption B基本信息 基本信息 控件 属性 属性值 Combobox性别 list 男、女 Combobox政治面貌 list 党员、预备党员、团员、群众 DataGrid1 DataSource Adodc1 DataGrid1 RecordSource 基本信息 3、“基本信息”窗体布局 为了实现“基本信息”的功能需要如下控件 11个TextBox输入信息。 3个ComboBox显示性别、民族、政治面貌。 11个CommandBox 用来维护、查询基本信息的按钮。 1个DataGride 存放数据。 4、“家庭成员”模块的实现 “家庭成员”模块主要用于维护学生的家庭成员情况用户登录系统后单击【学籍管理】【家庭成员】命令就可以进入如图7所示的【家庭成员】对话框。“家庭成员”窗体主要控件属性如表15所示
图7 家庭成员 表15“家庭成员”窗体主要属性 控件 属性 属性值 B家庭成员Form Name Caption B家庭成员 家庭成员 DataGrid1 visible Ture 控件 属性 属性值 DataGrid1 DataSource Adodc1 ComboBox 关系 list 父亲、母亲、哥哥、姐姐、弟弟 DataGrid1 RecordSource 家庭成员 5、“家庭成员”窗体布局 6个TextBox 显示和输入信息。 1个 ComboBox 显示关系。 1个Adodc 用来翻页。 5个CommandButtun 用来维护家庭成员信息。 6、“学籍变动”模块的实现 “学籍变动”模块主要用于管理学生在校的学籍变动信息包括退学和转学等。用户登录系统后单击【学籍管理】【学籍变动】命令就可以进入如图7.7所示的【学籍变动】对话框。“学生变动”窗体主要控件属性如表16所示。 图8学籍变动 表16 “学籍变动”窗体主要属性 控件 属性 属性值 B 学籍变动 Form Name Caption B学籍变动 学籍变动 ComboBox list 退学、转学 DataGrid1 DataSource Adodc1 DataGrid1 visible Ture DataGrid1 RecordSource 学籍变动
7、“学籍变动”窗体布局 4个TextBox,显示和输入学生学号、姓名、原因、日期等。 1个ComboBox显示类型退学或转学。 6个Command 维护学籍变动信息。 8、“学籍报告”模块的实现 “学籍报告”模块主要用于汇总学生在校的基本信息。用户登录系统后单击【学籍管理】、【学籍报告】命令就可以进入如图7.8所示的【学籍报告】对话框。“学籍报告”窗体主要属性如表7.7所示。 图9 学籍报告 表17 “学籍报告”窗体主要属性 B学籍报告 Form Name Caption B学籍报告 学籍报告 DataGrid1 DataSource Adodc1 DataGrid1 visible False DataGrid1 CommandType 2-adcmdTable
9、“学籍报告”窗体布局 1个DataGrid 显示学籍报告。 1个CommandButton 退出按钮。
七、结束语
经过一个月的设计和开发学生档案管理系统基本开发完毕。其功能基本符合用户需求能够完成学生学籍的存储和成绩的查询以及各类相关报表的打印。并提供部分系统维护功能,使用户方便进行数据备份和恢复、数据删除。对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决。 但是由于毕业设计时间较短所以该系统还有许多不尽如人意的地方比如联机文档比较少用户界面不够美观出错处理不够等多方面问题。这些都有待进一步改善。
致谢
在本次毕业设计中我从指导老师身上学到了很多东西。老师认真负责的工作态度严谨的治学精神和深厚的理论水平使我收益匪浅。无论在理论上还是在实践中都给与我很大的帮助使我得到不少的提高这对于我以后的工作和学习都有一种巨大的帮助感谢她耐心的辅导。 另外在系统开发过程中老师也给于我很大的帮助帮助解决了不少的难点使得系统能及时开发完成还有同组的同学同样给与我不少帮助在这里表示感谢。
参考文献
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