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什么…无论企业的业务流程执行得如何流程中始终存在改进空间。更好的管理系统是获得更好结果的关键尤其是当企业处于增长阶段时。强大的采购到付款P2P系统是加快采购流程同时保持采购支出可见性的最有效方法之一。
什么是采购到付款系统
进入 21 世纪以来数字化转型已深入到所有业务领域包括 P2P 流程。由于电子采购软件如采购到付款系统的使用日益广泛曾经冗长、成本高昂、动辄就会受到干扰和破坏的一系列手工工作流程如今已发展成为一个更加便捷、高效的流程。 P2P 流程本身涵盖三个特定领域
1、采购 ● 供应商评估和选择 ● 征求建议书RFP或采购申请内部 ● 合同谈判 ● 采购订单流程 ● 接收并记录货物和服务货物接收
2、开具发票 ● 供应商向买方开具发票可包括电子发票 ● 三方匹配和异常调节 ● 发票审批
3、付款 ● 付款审批工作流程 ● 通过应付账款付款 ● 更新会计记录
采购到付款系统的目标都很简单利用技术实现 P2P 流程的自动化和精细化。实施电子采购软件所支持的具体目标可能因组织而异但总的来说包括以下目标
● 改善现金流。 ● 消除欺诈和异常支出同时实现总支出的可视性。 ● 优化业务流程减少浪费消除人为错误提高生产率。 ● 通过透明的供应链管理支持战略性支出。 ● 在所有工作流程中实施持续改进并及时让所有业务部门参与类似的流程优化。 ● 将采购部门从最低限度的节约来源转变为可靠的增值来源。
一般来说企业研究和实施采购到付款系统有两个最常见原因
1.企业正在采取措施通过升级过时的人工工作流程来迎接数字化转型。这需要企业文化的重大转变尤其是在传统大于创新的企业。采购团队可能需要向最高管理者提出令人信服的理由以启动这一进程并在过渡前、过渡期间和过渡后开展教育和培训工作以确保企业完全接受。
2.企业现有一个过时的企业资源规划ERP系统该系统正在升级以满足不断变化的需求。与纸质流程带来的浪费、延误和挫败感相比企业目前使用的解决方案在其鼎盛时期能显著提高绩效。它甚至具有一些前瞻性的功能如与会计系统集成或审批实时警报。
但现在该系统已经有点力不从心了在当今竞争激烈、自动化驱动的市场中保持竞争能力、生产率和健康的利润已经超出了它的能力范围。
为企业找到合适的采购到付款系统
选择和实施采购到付款系统等重大流程转型时首先需要进行需求分析。确定最需要关注和改进的领域是找到最能满足这些需求的采购软件的第一步。
在考虑任何 P2P 解决方案之前需要理清以下问题
1.当前的 P2P 流程状况如何无法看到或量化的东西是无法衡量、修复或简化的。
2.哪些采购流程需要优化 贵公司是否需要在现有的软件环境中添加新功能或者贵公司是否在寻求向数字化采购管理转型或是更换过时的解决方案是否需要通过战略采购工具或专用合同管理解决方案来全面控制整个供应链
3.哪些问题需要优先考虑对于一些公司来说控制异常支出和整顿供应链是首要任务。其他公司可能已经有了处理付款的ERP系统需要一个可靠兼容的解决方案来自动处理从采购申请到最终发票之间的所有工作。
4.哪些利益相关者对转型的成功至关重要从上层管理人员到使用新系统采购商品和服务的员工在转换之前、期间和之后确定并与流程中的每个重要人员进行接触这样更有可能成功实施。
5.在研究、实施和跟进方面的预算和时限是多少找到愿意花时间与企业一起制定方案并提供培训的供应商可以缩短时间、降低成本、减少停机时间同时提高用户性能和合规性。
例如国内资深企业管理软件厂商高亚科技与客户合作提供专门的采购管理解决方案8Manage SRM在满足当前需求的同时还为企业未来发展留有余地。
8Manage SRM采购管理软件为各种规模的企业提供简单明了、功能强大且灵活的采购到付款功能。该系统通过供应商公开预选、电子招投标与询比价、采购订单及交付、合同和发票管理来支持企业一站式采购。同时8Manage SRM还具有基于角色权限、实时审计跟踪、广泛报告功能、精准三向匹配以及实时开支分析等高级功能。
集成也是关键。8Manage SRM可与企业现有的会计软件、ERP、CRM和其他软件 配合默契 最大限度地减少过渡期间工作流程的中断为企业节省时间、金钱和精力。而且8Manage SRM还具有专门的供应商门户跟踪和审查供应商的合规性和绩效变得更加容易。
无论企业需要优化支出、流程还是供应商关系管理8Manage SRM采购管理软件全面的可视性都能帮助企业提高决策制定和流程效率。
